Maturidade x ferramentas: Qual o impacto e por quê? 

Você acha necessário adotar alguma ferramenta ou software específico para ter sucesso na gestão de projetos? Aumento a maturidade primeiro ou já posso aderir a uma ferramenta? 

Existe um velho ditado em inglês que diz: 

“a fool with a tool is still a fool” 

ou seja, um tolo com uma ferramenta ainda é um tolo. Agressivo, mas muitos se baseiam nessa justificativa. 

Junto a essa expressão, também é comum escutar muitos GPs dizendo que melhores práticas e metodologias são mais importantes do que ferramentas e softwares. 

 

Você concorda? Se apenas disséssemos que isso não é verdade você dificilmente acreditaria. Então vamos nos basear nas experiências de quem já testou na pele. 

 

Quando uma organização busca fugir de uma ferramenta de GP, ela acaba optando pelo famoso “paper-based” ou “Excel-based”. 

Tudo em papel, ou tudo em Excel, as vezes com Word em conjunto. 

Os arquivos de projetos são feitos, compartilhados, modificados… Copia e cola para um lado e para outro. É assim que as coisas acontecem na maioria das vezes. 

E realmente existem milhares de empresas que não utilizam #ferramentas para gerenciar seus projetos. Isso é um fato! Muitas organizações estão a meses, talvez anos, atuando desta maneira. 

E verdade seja dita, no começo, geralmente as coisas dão certo. 

Mas à medida que o projeto avança, os problemas começam a surgir pois se torna muito difícil manter todos esses arquivos atualizados e integrados, já que eles são compartilhados sem nenhum rastreio. 

É aí que a produtividade despenca! As confusões começam a acontecer, o índice de falhas vai nas alturas e a organização começa a procurar apoio. Começa a busca pelo controle de processos, relatórios extras, auditorias… 

E no fim a situação gerou ainda mais trabalho, mais tempo gasto e mais dinheiro desperdiçado. 

Por conta dessa percepção muitos não enxergar valor em uma ferramenta de GP, como um PPM – Project Portfolio Management. 

Mas quando se passa por experiências reais e turbulentas como essa citada fica claro que você não é capaz de aumentar a maturidade em gestão de projetos e portfólios sem o uso de um software adequado. 

Se o seu projeto já começou ao estilo “paper-based” ou “Excel-based”, não se apavore. A migração desse modelo para um PPM é muito comum e tranquila. 

Porém fique atento para não se acomodar nesse formato, porque as consequências virão em algum momento e apesar de não obrigatório, o uso de ferramentas de GP é o que suporta o aumento de maturidade. 

O que uma ferramenta de projetos pode gerar na sua empresa? 

As pessoas geralmente dizem que irão adotar um PPM quando tiverem “a maturidade suficiente”. 

Mas a verdade é que você não atingirá esse nível com facilidade, a não ser que opte por usar uma ferramenta adequada. 

Como dissemos no início do artigo, devemos ter a plena consciência de que apenas a ferramenta não adianta de nada se você não souber usar. 

Mas a partir do momento que se adquire conhecimento suficiente e existe uma modelagem de processos, a ferramenta acelera MUITO o processo de aprendizado e os níveis de maturidade e produtividade da empresa.                                              

Outro ponto muito valioso alcançado pelo uso de um PPM é a aplicação de alguns conceitos fundamentais em GP como a criação de cronogramas sólidos e realistas e a montagem de linhas de base, que só são viáveis com o auxílio de um software. 

 O uso de uma aplicação apropriada gera todo o suporte e toda assertividade que as organizações precisam, bem como permitem a aplicação de conceitos valiosos da GP com excelência e velocidade. 

 O ambiente de projetos mudou. É mais cheio, volátil e incerto, e o ciclo de vida do projeto é cada vez mais curto. 

 Deixar de ter uma ferramenta apropriada gera inúmeras perdas, que podem vir da ineficiência, retrabalho, má gestão e má alocação de recursos. 

 O desenvolvimento da tecnologia tem permitido que muitas áreas passem por diversas transformações, e a gestão de projetos também é uma delas. 

Seja qual for a ferramenta ideal – Project Online, For the Web, DevOps, Asana – a maturidade dos seus projetos irá requisitar o seu uso. 

Não existe uma única resposta, existe diagnóstico e personalização.  

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